8
Sep
2022
Start time: 16:00

Linköping, Sweden

2022 Annual General Meeting

Sectra’s 2022 Annual General Meeting (AGM) will take place at Collegium, Teknikringen 7 in Linköping, Sweden. The notice, agenda and other documents are provided below. Shareholders who attend the AGM are invited to visit Sectra’s office after the AGM, where the company will treat visitors with a light meal and show its products designed for a healthier and safer society.

The complete proposals for resolutions and other documents are available below and at the company’s office in Linköping, Sweden.

[Swe] För svenska, se fliken Information och handlingar på svenska.

[Swe] För svenska, se fliken Information och handlingar på svenska.

Notice

For all documents, please see the separate tab: Proposals, documents and forms.

The notice was publicly announced August 8, 2022, and published on this website. It is also announced in the Swedish Official Gazette (Post- och Inrikes Tidningar) and an announcement that notice has been given is published in Svenska Dagbladet.

Shareholders who wish to receive future notices by email and subscribe for information from the company need to fill in their contact information on our webpage: investor.sectra.com/subscribe.

Nomination Committee and how to submit proposals

A Nomination Committee has been appointed in accordance with the resolution of the 2020 AGM. The Nomination Committee’s proposals will be presented in the notice of the General Meeting of Shareholders. The Nomination Committee comprises the following members:

  • Torbjörn Kronander (for own and related parties’ shareholdings)
  • Patrik Jönsson (representing SEB Investment Management)
  • Jan Särlvik (representing Nordea Investment Funds)
  • Jan-Olof Brüer (in his role as Chairman of the Board and for own and related parties’ shareholdings)

As of November 30, 2021, the members of the Nomination Committee represented a total of approximately 48% of the votes and 41% of the shares of Sectra.

The Nomination Committee will prepare and submit proposals regarding:

  • election of the Chairman of the Board and other Board members
  • allocation of Board fee payments to the Chairman and other members of the Board and potential remuneration for committee work
  • election of and fees to the auditors and deputy auditors (where applicable)
  • resolution on amendments to the Nomination Committee instructions, if the Nomination Committee deems such amendments to be necessary
  • Chairman of the AGM

Shareholders have prior to the notice of the AGM been able to submit proposals to the Nomination Committee in writing by email info.investor@sectra.com or by mail to:
Sectra AB
Attn. Nomination Committee
Teknikringen 20
SE-583 30 Linköping, Sweden

Registration and notification

A shareholder wishing to attend the Annual General Meeting of Shareholders (“AGM”) shall

  • be entered as a shareholder in the register of shareholders held by Euroclear Sweden AB as of Wednesday, August 31, 2022, and
  • no later than Friday, September 2, 2022 provide notification to the company in accordance with the instructions in this Notice. For shareholders that choose to submit a postal vote, such postal vote is deemed to be a notification for the AGM, see below.

A shareholder who wishes to participate in the AGM and who holds its shares through a nominee (Sw. förvaltare) must arrange for the shares to be registered in its name so that the shareholder is registered in the register of shareholders as of the record date August 31, 2022. Such a registration can be temporary (so-called voting registration) and shall be requested with the nominee according to the nominee’s requirements at such time in advance as is determined by the nominee. A voting registration that has been completed by the nominee no later than September 2, 2022 will be taken into account when preparing the register of shareholders.

A notification to participate in the AGM shall be submitted

  • in writing by post to Sectra AB (publ), Annual General Meeting, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm or
  • via Euroclear Sweden AB’s website, https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy/, by way of BankID verification
  • by phone +46-8-402 58 70

A notification shall include the shareholder’s name, personal or corporate registration number, address, phone number and number of shares held and, if relevant, information about any proxy holder or accompanying assistant (not more than two). Proxy holders and representatives of legal entities must submit their proxies in original copies, certificates of registration and other documents of authority well in advance of the AGM on the address set forth above.

Postal voting

The Board of Directors of Sectra has with reference to § 12 in the Articles of Association decided that shareholders shall be entitled to exercise their voting right at the AGM by way of postal voting pursuant to chapter 7 § 4a of the Companies Act (2005:551).

For shareholders who choose to vote by post, a submitted postal vote is deemed to be a notification for the meeting.

In order to submit a postal vote, the shareholders shall use a particular form, please see the documents tab.

A completed and signed form shall be sent:

  • by post to Sectra AB (publ), c/o Euroclear AB, “Annual General Meeting”, Box 191, 101 23 Stockholm, Sweden or
  • by way of e-mail to generalmeetingservice@euroclear.com (refer to “Sectra AB – Postal voting” in the subject line).

The signed form must be submitted to Euroclear Sweden AB no later than September 2, 2022.

Shareholders who are individuals may choose to submit his or her vote digitally by BankID verification via Euroclear Sweden AB’s website, https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy/. Such digital votes must be submitted no later than September 2, 2022.

For shareholders who are legal entities, a certificate of registration or other documentation to prove authority must be submitted together with the form.

If the shareholder is represented by proxy, a written proxy must be submitted. Proxy forms is available under the documents tab and will be sent to shareholders who request it and provides an address. Forms can be ordered by phone, +46-13-23 52 00, or by e-mail at info.investor@sectra.com.

Information and terms for the completion of the postal vote are included in the form.

The Board of Director’s and the President propose a share redemption procedure as set out in the Notice, item 18.

  • 8 September: Annual General Meeting
  • 7 October: Last day of trading in Sectra shares including the right to redemption shares
  • 10 October: First day of trading in Sectra excluding the right to redemption shares
  • 11 October: Record day for the division of shares. Every share will be divided into two shares, of which one will be a redemption share
  • 12–21 October: Trading in redemption shares on Nasdaq Stockholm
  • 25 October: Record day for redemption of redemption shares
  • 28 October: Preliminary date for payment of redemption amount via Euroclear

You can find further information about the redemption procedure in the brochure:

Sectras årsstämma torsdagen den 8 september 2022 kl. 16:00 på Collegium, Teknikringen 7 i Linköping.

De aktieägare som närvarar vid årsstämman är efter stämman välkomna att besöka Sectras kontor på Teknikringen 20 i Linköping där bolaget bjuder på enklare förtäring och visar sina produkter för ett friskare och tryggare samhälle.

Fullständiga förslag till beslut och instruktioner för anmälan samt annan dokumentation finnas tillgängliga nedan.

Anmälan

Den som önskar delta i årsstämman ska

  • dels vara upptagen som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken avseende förhållandena onsdagen den 31 augusti 2022,
  • dels anmäla sig hos bolaget enligt instruktionerna i denna kallelse senast fredagen den 2 september 2022. För aktieägare som väljer att poströsta gäller att avgiven poströst betraktas som anmälan till stämman, se nedan.

För att ha rätt att delta i stämman måste en aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier, låta registrera aktierna i eget namn så att aktieägaren blir upptagen i framställningen av aktieboken per avstämningsdagen den 31 augusti 2022. Sådan omregistrering kan vara tillfällig (så kallad rösträttsregistrering) och begäras hos förvaltaren enligt förvaltarens rutiner i sådan tid i förväg som förvaltaren bestämmer. Rösträttsregistrering som har gjorts av förvaltaren senast den 2 september 2022 kommer att beaktas vid framställningen av aktieboken.

Anmälan om deltagande vid årsstämman ska ske

  • skriftligen per post till Sectra AB (publ), ”Årsstämma”, c/o Euroclear Sweden, Box 191, 101 23 Stockholm
  • per telefon 08-402 58 70
  • via Euroclear Sweden ABs webbplats https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy/ genom verifiering med Bank-ID.

Vid anmälan ska uppgift lämnas om aktieägares namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer och aktieinnehav samt, i förekommande fall, uppgift om ombud eller medföljande biträde (högst två). Ombud samt företrädare för juridisk person ombeds skicka fullmakt i original, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar till bolaget i god tid före stämman på ovanstående adress. Fullmaktsformulär tillhandahålls nedan.

Poströstning

Styrelsen för Sectra har med stöd av § 12 i bolagsordningen beslutat att aktieägarna ska kunna utöva sin rösträtt vid stämman genom poströstning enligt 7 kap 4a § aktiebolagslagen (2005:551).

För aktieägare som väljer att poströsta betraktas avgiven poströst även som anmälan till stämman.

För poströstningen ska ett särskilt formulär användas, se nedan under rubriken Dokument..

Ifyllt och undertecknat formulär skickas

  • med post till Sectra AB (publ), c/o Euroclear Sweden AB, ”Årsstämma”, Box 191, 101 23 Stockholm eller
  • med e-post till generalmeetingservice@euroclear.com (ange ”Sectra AB – poströstning” i ämnesraden).

Det ifyllda formuläret måste vara Euroclear Sweden AB tillhanda senast den 2 september 2022.

Aktieägare som är fysiska personer kan även välja att avge sin poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via Euroclear Sweden ABs webbplats, https://anmalan.vpc.se/euroclearproxy/. Sådana elektroniska röster måste också avges senast den 2 september 2022.

Om aktieägaren är juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Om aktieägaren företräds av ombud ska fullmakt biläggas formuläret.

Fullmaktsformulär finnas tillgängligt nedan och sänds till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Beställning kan ske per telefon 013-23 52 00 eller via e-post info.investor@sectra.com.

Ytterligare information och villkor för ifyllandet av poströstningsformuläret framgår av formuläret.

Dokument

Aktieägare som vill få handlingar översända med post kan kontakta bolaget per telefon 013-23 52 00 eller via e-post info.investor@sectra.com.

Kallelse

Kallelse till årsstämman offentliggjordes och publicerades den 8 augusti 2022. Kallelse sker också genom kungörelse i Post- och Inrikes Tidningar samt publicering på bolagets webbplats. Att kallelse skett annonseras i Svenska Dagbladet.

Aktieägare som vill få framtida kallelser med e-post och prenumerera på nyheter från Sectra behöver fylla i sina kontaktuppgifter på vår websida: investor.sectra.com/subscribe.

Valberedning och hur förslag lämnas

En valberedning har tillsatts i linje med de instruktioner som antogs vid årsstämman 2020. Följande ledamöter ingår:

  • Torbjörn Kronander (för eget och närståendes innehav)
  • Patrik Jönsson (utsedd av SEB Investment Management)
  • Jan Särlvik (utsedd av Nordea Investment Funds)
  • Jan-Olof Brüer (i egenskap av styrelseordförande samt för eget och närståendes innehav)

Valberedningens ledamöter representerar tillsammans cirka 48 procent av rösterna och 41 procent av aktierna i Sectra.

Valberedningen ska bereda och lämna förslag till:

  • val av styrelseordförande och övriga ledamöter till bolagets styrelse
  • styrelsearvode uppdelat mellan ordförande och övriga ledamöter samt eventuell ersättning för utskottsarbete
  • val av och arvode till revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall)
  • beslut om ändring av valberedningsinstruktionen, om valberedningen anser en sådan ändring påkallad
  • ordförande vid årsstämma

Aktieägare som önskar lämna förslag till valberedningen kan vända sig skriftligen till valberedningen via e-post info.investor@sectra.com eller på adress:

Sectra AB
Att. Valberedningen
Teknikringen 20
583 30 Linköping

För att valberedningen ska kunna beakta ett förslag måste det ha inkommit i god tid innan kallelsen till årsstämman ska ske.

Can’t find what you were looking for or do you have any specific questions?