8
Sep
2020
Time: 15:30 - 18:00

Linköping, Sweden

Annual General Meeting 2020

The 2020 Annual General Meeting (AGM) will be held on Tuesday, September 8 at 3.30 p.m (CET), at Collegium, Teknikringen 7, Linköping, Sweden. Sectra encourages all shareholders to exercise caution in general, to follow the recommendations of the authorities and to take responsibility for preventing the spread of the virus.  We emphasize the importance of all shareholders considering the possibility of not attending the AGM in person and instead to make use of the option of voting in advance. Please help us safeguard the health of our shareholders and limit the spread of coronavirus in the best possible way.

Particular measures owing to COVID-19

Notice

The notice of the AGM 2020 was published August 6, 2020:

[English] Notice

[Swedish] Kallelse

Proposals to the AGM and documentation

Please see the separate tab Documents and forms for proposals and documentation.

Nomination Committee

A Nomination Committee has been appointed in accordance with the resolution of the AGM 2019. The Nomination Committee’s proposals has been announced through a press release July 3, 2020.

Please see the separate tab Documents and forms for the press release and the Nomination Committee’s statement.

Shareholders wishing to vote in advance or attend the meeting in person must be recorded in the shareholder register maintained by Euroclear Sweden AB not later than September 2, 2020 and notify the company.

Voting in advance and registration

Shareholders may exercise their voting rights at the Meeting by way of voting in advance through vote by mail. For shareholders who wish to vote by mail, a submitted vote by mail will be treated as a notification to participate at the AGM.

Voting by mail may be completed by way of:

  • Sending a completed and signed form by post to Sectra AB (publ), Annual General Meeting, c/o Euroclear AB, Box 191, SE-101 23 Stockholm, Sweden (mark the envelope with “Voting by mail Annual General Meeting 2020”).
  • Sending a completed and signed form by email to GeneralMeetingService@euroclear.eu (refer to “Sectra AB – vote by mail” in the subject line).
  • Shareholders who are natural persons may choose to submit his or her by mail votes electronically by BankID verification. Link: https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy/

[English form] Registration and vote by mail (PDF)

[Swedish form] Anmälan och poströstning (PDF)

For shareholders who are legal entities, a certificate of registration or other documentation to prove authority must be submitted together with the form.

If the shareholder is represented by proxy, a written proxy must be submitted.

The signed form must be submitted to Euroclear, who manages the vote by mail on behalf of the company, no later than Wednesday, September 2, 2020. Electronic advance voting through BankID verification must also be completed by such date.

The shareholder may not add particular instructions or conditions to the vote by mail. If such instructions or conditions are added, the vote will be considered invalid. Additional information and terms for the completion of the vote by mail have been included in the form.

Registration to attend the Annual General Meeting in person

Notify the company of  your intention to participate at the AGM by 4.00 p.m. CET on Wednesday, September 2, 2020:

  • by e-mail info.investor@sectra.com
  • telephone +46 (0)13-23 52 00
  • mail to the following address: Sectra AB, Annual General Meeting, Teknikringen 20, SE-583 30 Linköping, Sweden.

The notification should include:

  • the shareholder’s name
  • personal identity number or corporate registration number
  • address
  • phone number
  • shareholdings
  • when applicable the name of any representative or advisor (no more than two)

If shareholders intend to be represented by proxy, a power of attorney and other authorization documents must be included with the notification.

[English form]  Registration and proxy (PDF)

[Swedish form] Formulär för anmälan och fullmakt (PDF)

Trustee-registered shares

Shareholders whose shares are registered with a trustee must temporarily re-register their shares in their own name with Euroclear Sweden AB. Such registration is to be carried out via the administrator and completed not later than September 2, 2020.

Proposal for share redemption program/Dividends

The Board and the CEO have proposed that the AGM resolve that SEK 4.50 per share be transferred to the shareholders through a share redemption program. No ordinary dividend is proposed.

[English] Brochure share redemption program (PDF)

[Swedish] Broschyr inlösenprogram (PDF) 

Time table redemption procedure 2020

8 September: Annual General Meeting

2 October: Last day of trading in Sectra shares before split, including the right to redemption shares

5 October: First day of trading in Sectra shares after the split, excluding the right to redemption shares

6 October: Record day for the share split. Every share will be divided into two shares, of which one will be a redemption share

7–16 October: Trading in redemption shares

20 October: Record day for redemption of redemption shares

23 October: Preliminary date for payment of redemption settlement via Euroclear

ISIN codes

Redemption shares

SECT AK IL A: SE0014609079

SECT AK IL B: SE0014609087

Ordinary shares BEFORE split

SECT AK A: SE0012853653

SECT AK B: SE0012853661

Ordinary shares AFTER split

SECT AK A: SE0014609053

SECT AK B: SE0014609061

Sectras årsstämma kommer att hållas kl. 15:30 den 8 september 2020 på Collegium, Teknikringen 7 i Linköping.

Kallelse

Kallelse till årsstämman 2020 offentliggjordes den 8 augusti 2020. Dokumentet finns under Handlingar nedan.

Förslag inlösenprogram/utdelning

Styrelsen och vd föreslår att årsstämman beslutar att 4,50 SEK per aktie överförs till aktieägarna genom ett inlösenprogram. Ingen ordinarie utdelning föreslås.

Tidplan 2020:

  • 8 september: Årsstämma
  • 2 oktober: Sista dag för handel med Sectra-aktien före split, inklusive rätt till inlösenaktier
  • 5 oktober: Första dag för handel med Sectra-aktien efter split, exklusive rätt till inlösenaktier
  • 6 oktober: Avstämningsdag för aktiesplit. Varje aktie delas i två aktier, varav en inlösenaktie
  • 7–16 oktober: Handel i inlösenaktier
  • 20 oktober: Avstämningsdag för indragning av inlösenaktierna
  • 23 oktober: Preliminär dag för utbetalning från Euroclear av inlösenlikvid

För ytterligare information, läs broschyr inlösenprogram som finns under handlingar nedan.

Särskilda åtgärder för årsstämman med anledning av covid-19

Sectra värnar om aktieägarnas hälsa och strävar efter att på bästa tänkbara sätt bidra till arbetet med att begränsa spridningen av coronaviruset. Aktieägarna uppmanas till allmän försiktighet, att följa myndighetens rekommendationer och ta ansvar för att förhindra smittspridning.

Särskilda åtgärder inkluderar till exempel:

  • Förhandsröstning (poströstning) erbjudas aktieägarna, se nedan. Vi ber alla aktieägare överväga att inte delta personligen vid årsstämman och istället utnyttja möjligheten att förhandsrösta eller att delta via ombud istället för att närvara fysiskt.
  • Ingen förtäring eller dryck kommer att serveras. Vi kommer heller inte att hålla öppet hus på bolagets kontor i anslutning till stämman.
  • Vd:s anförande kommer att spelas in och publiceras på Sectras webbplats senast den 25 augusti 2020, en vecka innan sista anmälningsdag och dag för poströstning.
  • Att styrelsens och ledningens närvaro kan komma att vara begränsad och att deras medverkan eventuellt kan komma att ske via videolänk eller telefon.
  • Att antalet närvarande icke-aktieägare kommer att begränsas.

Sectra följer noga effekterna av utbrottet av covid-19 i Sverige. Denna webbsida kommer att hållas uppdaterade med information avseende särskilda åtgärder.

Anmälan och förhandsröstning

Senast den 2 september 2020 ska aktieägare som vill förhandsrösta eller delta på stämman vara införd i aktieboken, som förs av Euroclear Sweden AB, och anmäla sig till bolaget.

Förhandsröstning och anmälan

Styrelsen har beslutat att aktieägarna får utöva sin rösträtt vid stämman genom att rösta på förhand genom poströstning. För aktieägare som väljer att poströsta betraktas avgiven poströst även som anmälan till stämman.

Poströstning kan ske genom att:

  • Ifyllt och undertecknat formulär skickas i original till Sectra AB (publ), Årsstämman, c/o Euroclear Sweden AB, Box 191, 101 23 Stockholm (märk kuvertet ”Poströstning årsstämma 2020”).
  • Ifyllt och undertecknat formulär skickas inskannat med e-post till GeneralMeetingService@euroclear.eu (ange ”Sectra AB – poströstning” i ämnesraden).
  • Aktieägare som är fysiska personer kan även välja att avge sin poströst elektroniskt genom verifiering med BankID via https://anmalan.vpc.se/EuroclearProxy/.

Formulär för poströstning och anmälan (PDF)

Om aktieägaren är juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret.

Om aktieägaren företräds av ombud ska fullmakt biläggas formuläret.

Det ifyllda formuläret måste vara Euroclear, som administrerar poströstningen för bolagets räkning, tillhanda senast onsdagen den 2 september 2020. Även elektronisk poströstning måste ske inom samma tid.

Aktieägaren får inte förse poströsten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten ogiltig. Ytterligare information och villkor för ifyllandet av poströstningsformuläret framgår av formuläret.

Anmälan för att närvara personligen vid årsstämman

Anmälan till bolaget kan ske via e-post info.investor@sectra.se, per telefon 013-23 52 00, eller via brev till adress Sectra AB, Årsstämma, Teknikringen 20, 583 30 Linköping. Vid anmälan ska anges:

  • namn
  • person- eller organisationsnummer
  • telefonnummer dagtid
  • i förekommande fall antal biträden

Om aktieägare avser att låta sig företrädas av ombud bör fullmakt och övriga behörighetshandlingar bifogas vid anmälan.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn hos Euroclear Sweden AB. Registrering görs via förvaltaren och måste vara verkställd i god tid före den 2 september 2020.

Valberedning

En valberedning har tillsatts i enlighet med det beslut som togs vid årsstämman 2019. Se Handlingar nedan för valberedningens förslag till årsstämman och motiverade yttrande till förslagen

Handlingar

Fullständiga förslag till beslut, formulär för förhandsröstning, anmälan och fullmakt finnas även tillgängliga på Sectras kontor i Linköping. Aktieägare som vill få dessa handlingar översända med post kan kontakta bolaget per telefon 013-23 52 00 eller via e-post info.investor@sectra.se.

Can’t find what you were looking for or do you have any specific questions?