8
Sep
2020
Time: 15:30 - 18:00

Linköping, Sweden

Annual General Meeting 2020

The 2020 Annual General Meeting (AGM) will be held September 8, 3.30 p.m (CET), in Linköping, Sweden. Sectra encourages all shareholders to exercise caution in general, to follow the recommendations of the authorities and to take responsibility for preventing the spread of the virus.  We ask all shareholders to consider the possibility of not attending the AGM in person and instead to make use of the option of voting in advance. Please help us safeguard the health of our shareholders and limit the spread of coronavirus in the best possible way.

Learn more about our particular measures owing to COVID-19 below.

Notice

The notice of the AGM is to be issued not earlier than six weeks and not later than four weeks prior to the AGM. The notice will be published on this webpage.

Particular measures owing to COVID-19

Sectra seeks to safeguard the health of its shareholders and endeavours to help limit the spread of coronavirus in the best possible way. Sectra encourages all shareholders to exercise caution in general, to follow the recommendations of the authorities and to take responsibility for preventing the spread of the virus. We ask all shareholders to consider the possibility of not attending the Meeting in person and instead to make use of the option of voting in advance or participating through a proxy.

Specific measures include:

  • Voting in advance (postal voting) will be offered to shareholders.
  • The CEO’s presentation will be recorded and published on the Sectra website not later than August 25, 2020, one week before the final registration date and final date for postal voting.
  • The presence of the Board of Directors and management may be limited, and they may participate via video link or telephone.
  • No drinks or refreshments will be served. Nor will an open house be held at the company offices in conjunction with the meeting.

Sectra is carefully monitoring the effects of the outbreak of COVID-19 in Sweden. This web page will be updated with information pertaining to these specific measures.

Notification and voting in advance

Shareholders wishing to vote in advance or attend the meeting must be recorded in the shareholder register maintained by Euroclear Sweden AB not later than September 2, 2020 and notify the company:

  • by e-mail info.investor@sectra.com
  • telephone +46 (0)13-23 52 00
  • mail to the following address: Sectra AB, Annual General Meeting, Teknikringen 20, SE-583 30 Linköping, Sweden.

The notification should include:

  • the shareholder’s name
  • personal or corporate registration number
  • daytime telephone number
  • the number of advisors should be specified when applicable

If shareholders intend to be represented by proxy, a power of attorney and other authorization documents must be included with the notification.

Voting in advance

The Board of Sectra has decided that shareholders may exercise their voting rights at the Meeting by voting in advance by way of postal voting. For shareholders who wish to vote by post, any such postal voting will also be considered to be registration of attendance at the Meeting. Additional information about this will be available on our website not later than in conjunction with the notice of the AGM.

Trustee-registered shares

Shareholders whose shares are registered with a trustee must temporarily re-register their shares in their own name with Euroclear Sweden AB. Such registration is to be carried out via the administrator and completed not later than September 2, 2020.

Nomination Committee

A Nomination Committee has been appointed in accordance with the resolution of the AGM 2019. The Nomination Committee’s proposals has been announced through a press release July 3, 2020.

Please see separate tab Documents for the press release and the Nomination Committee’s statement.

Proposals to the AGM

Shareholders are entitled to have a matter addressed by the AGM. To ensure that the company has time to include matters in the notice, requests for matters to be addressed by the AGM must be received by the company not later than seven weeks prior to the AGM. Requests to have matters addressed by the AGM are to be submitted to the Board in writing via email: info.investor@sectra.com, or by mail: Sectra AB, Attn. Nomination Committee, Teknikringen 20, SE-583 30 Linköping, Sweden.

Documentation

Please see separate tab.

Proposal for share redemption program/Dividends

The Board and the CEO have proposed that the AGM resolve that SEK 4.50 per share be transferred to the shareholders through a share redemption program. No ordinary dividend is proposed.

Sectras årsstämma kommer att hållas kl. 15:30 den 8 september 2020 i Linköping.

Förslag inlösenprogram/utdelning

Styrelsen och vd föreslår att årsstämman beslutar att 4,50 SEK per aktie överförs till aktieägarna genom ett inlösenprogram. Ingen ordinarie utdelning föreslås.

Kallelse

Kallelse till årsstämma sker tidigast sex och senast fyra veckor före stämman och publiceras på denna webbsida.

Särskilda åtgärder för årsstämman med anledning av covid-19

Sectra värnar om aktieägarnas hälsa och strävar efter att på bästa tänkbara sätt bidra till arbetet med att begränsa spridningen av coronaviruset. Aktieägarna uppmanas till allmän försiktighet, att följa myndighetens rekommendationer och ta ansvar för att förhindra smittspridning. Vi ber alla aktieägare överväga att inte delta personligen vid årsstämman och istället utnyttja möjligheten att förhandsrösta eller att delta via ombud istället för att närvara fysiskt.

Särskilda åtgärder inkluderar till exempel:

  • Förhandsröstning (poströstning) kommer att erbjudas aktieägarna.
  • Vd:s anförande kommer att spelas in och publiceras på Sectras webbplats senast den 25 augusti 2020, en vecka innan sista anmälningsdag och dag för poströstning.
  • Att styrelsens och ledningens närvaro kan komma att vara begränsad och deras medverkan kan eventuellt komma att ske via videolänk eller telefon.
  • Ingen förtäring eller dryck kommer att serveras. Vi kommer heller inte att hålla öppet hus på bolagets kontor i anslutning till stämman.

Sectra följer noga effekterna av utbrottet av covid-19 i Sverige. Denna webbsida kommer att hållas uppdaterade med information avseende särskilda åtgärder.

Anmälan och förhandsröstning

Senast den 2 september 2020 ska aktieägare som vill förhandsrösta eller delta på stämman vara införd i aktieboken, som förs av Euroclear Sweden AB, och anmäla sig till bolaget. Anmälan till bolaget kan ske via e-post info.investor@sectra.se, per telefon 013-23 52 00, eller via brev till adress Sectra AB, Årsstämma, Teknikringen 20, 583 30 Linköping. Vid anmälan ska anges:

  • namn
  • person- eller organisationsnummer
  • telefonnummer dagtid
  • i förekommande fall antal biträden

Om aktieägare avser att låta sig företrädas av ombud bör fullmakt och övriga behörighetshandlingar bifogas vid anmälan.

Förhandsröstning

Styrelsen har beslutat att aktieägarna får utöva sin rösträtt vid stämman genom att rösta på förhand genom poströstning. För aktieägare som väljer att poströsta betraktas avgiven poströst även som anmälan till stämman. Ytterligare information om detta kommer att finnas på Sectras webbplats senast i samband med kallelsen till årsstämman.

Förvaltarregistrerade aktier

Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste tillfälligt inregistrera aktierna i eget namn hos Euroclear Sweden AB. Registrering görs via förvaltaren och måste vara verkställd i god tid före den 2 september 2020.

Valberedning

En valberedning har tillsatts i enlighet med det beslut som togs vid årsstämman 2019. Se Handlingar nedan för valberedningens förslag till årsstämman och motiverade yttrande till förslagen

Förslag till årsstämman

Aktieägare har rätt att få ett ärende behandlat på årsstämma. För att bolaget med säkerhet ska hinna ta in ärende i kallelsen bör en  begäran om att ärende ska tas upp på årsstämman ha nått bolaget senast 7 veckor före stämman. Begäran om att få ett ärende behandlat på stämman ska skriftligen ställas till styrelsen via e-post info.investor@sectra.se eller på adress Sectra AB, Att. Styrelsen, Teknikringen 20, 583 30 Linköping.

Handlingar

Senast den 18 augusti 2020, tre veckor för årsstämman, kommer fullständiga förslag till beslut, formulär för anmälan och fullmakt att finnas tillgängliga nedan och på Sectras kontor i Linköping. Aktieägare som vill få dessa handlingar översända med post kan kontakta bolaget per telefon 013-23 52 00 eller via e-post info.investor@sectra.se.